Как оформить докладную записку образец

Докладная записка является одним из основных документов, которые используются в офисной работе. Она представляет собой краткое и четкое сообщение, которое передается руководителю или коллегам и содержит важную информацию или предложения по поводу определенной ситуации или проблемы. Правильное оформление докладной записки является неотъемлемой частью успешной коммуникации в рабочей среде.

Однако, не всегда легко понять, с чего начать и как правильно оформить докладную записку. Необходимо учитывать определенные стандарты и правила оформления данного документа. Именно поэтому мы подготовили примеры и правила, которые помогут вам составить докладную записку, которая будет ясной, лаконичной и информативной.

Основное требование при оформлении докладной записки — это ее четкость и доступность для чтения, чтобы ее можно было быстро ознакомиться и понять суть изложенной информации. Все элементы докладной записки, начиная с заголовка и заканчивая подписью, должны быть составлены в соответствии с определенным форматом. Кроме того, мы рекомендуем придерживаться принятой деловой стилистики и использовать простой и понятный язык.

Оформление докладной записки: правила и примеры

Оформление докладной записки имеет свои правила, которых необходимо придерживаться для того, чтобы документ выглядел профессионально и четко. Ниже приведены основные правила оформления этого вида документа:

• Начинайте докладную записку с указания адресата, т.е. органа или лица, которым она направляется.
• Укажите свои контактные данные: ФИО, должность, адрес, телефон, электронную почту.
• Заголовок должен ясно отражать суть документа, чтобы адресат сразу понимал, о чем идет речь.
• Введение должно содержать краткую информацию о проблеме или событии, которые стали поводом написания докладной записки.
• Основная часть должна содержать подробное описание проблемы или события, обоснование важности и актуальности, а также предложения по решению.
• В заключении приведите краткое резюме и выражение благодарности за внимание.
• Подпишите докладную записку своей рукой, указав дату подписания.

Пример оформления докладной записки:

Адресат:

Федеральное агентство по образованию

Ул. Тверская, д. 23, г. Москва, Россия

Отправитель:

Иванов Иван Иванович

Директор компании «Прогресс»

Ул. Ленина, д. 5, г. Санкт-Петербург, Россия

Телефон: 8 (999) 123-45-67

E-mail: ivanov@mail.ru

Заголовок: Проблема отсутствия программирования в учебных планах школы

Введение: В настоящее время многие школы не включают программирование в учебные планы, что приводит к недостаточной компьютерной грамотности выпускников. Данная докладная записка направляется с целью привлечь внимание к проблеме и предложить включить программирование в обязательный учебный предмет.

Основная часть: Согласно исследованиям, умение программировать является одним из ключевых навыков для успешной карьеры в современном мире. Однако, многие выпускники школ не имеют соответствующей подготовки. Предлагается включить программирование в учебные планы начиная с начальной школы и создать соответствующую программу обучения и материалы.

Заключение: Включение программирования в учебные планы школы позволит не только повысить компьютерную грамотность выпускников, но и подготовить их к будущим профессиям, связанным с информационными технологиями. Спасибо за внимание.

Подпись:

Иванов И.И.

Дата: 25 декабря 2022 года

Структура докладной записки

1. Заголовок

Заголовок докладной записки должен быть кратким и отражать основную тему или предмет доклада.

2. Введение

Введение должно содержать краткую информацию о проблеме, цели исследования или доклада и использованных методах исследования.

3. Основная часть
4. Заключение
5. Список литературы

В списке литературы необходимо указать источники информации, использованные при подготовке докладной записки.

Заголовок докладной записки: особенности и примеры

Примеры заголовков докладных записок:

• Анализ социально-экономического развития региона в период 2010-2020 гг.
• Оценка эффективности маркетинговой кампании товаров для детей младшего возраста
• Исследование текущего состояния и перспектив развития IT-индустрии в России
• Анализ финансового положения компании «Альфа» за последний квартал

Важно помнить, что заголовок должен быть сформулирован понятным и лаконичным образом, отражая главную тему, которая будет рассмотрена в докладной записке. Составление правильного заголовка является важным этапом работы над документом, который поможет привлечь внимание аудитории и передать ключевую информацию.

Текстовая часть докладной записки: правила и рекомендации

• Основная цель: В начале докладной записки должна быть четко сформулирована основная цель или цели, которые вы хотите достичь с помощью этого документа. Это поможет читателю сразу понять, какую информацию вы предоставляете и как она может быть полезна.
• Язык и стиль: При написании докладной записки следует использовать ясный и лаконичный язык. Избегайте сложных и запутанных фраз, излишнего использования специализированной терминологии. Также важно соблюдать правила пунктуации и грамматики.
• Форматирование: Для удобства чтения и понимания информации, докладную записку целесообразно разбить на абзацы и пункты. Важные факты и аргументы можно выделить в виде списка, используя маркированные или нумерованные списки.
• Дополнительные материалы: В некоторых случаях может быть полезно добавить дополнительные материалы к докладной записке, такие как таблицы, графики или иллюстрации. Однако не стоит перегружать документ избыточными данными.

Соблюдая эти правила и рекомендации, вы сможете составить грамотную и удобочитаемую докладную записку, которая эффективно передаст ваше предложение или информацию.

Подписи и обозначения в докладной записке

При оформлении докладной записки важно правильно использовать подписи и обозначения, чтобы передать информацию четко и наглядно. В данном разделе мы рассмотрим основные правила и примеры использования подписей и обозначений.

1. Подписи к таблицам и рисункам. Подписи к таблицам и рисункам следует размещать сразу под ними. Подпись к таблице или рисунку начинается с его обозначения (номера) и продолжается пояснением содержания. Номер таблицы или рисунка выделяется либо жирным шрифтом, либо курсивом.

Пример:

Таблица 1. Средняя зарплата по регионам России в 2020 году.

2. Обозначения в тексте. В докладной записке можно использовать обозначения для удобства читателя. Обозначения следует расшифровывать при первом упоминании и далее использовать их в сокращенном виде. Обозначения обычно выделяются курсивом и заключаются в круглые скобки после полного названия.

Пример:

В нашем исследовании мы использовали метод сверхвысокопрочной жидкостной хроматографии (Ultra High Performance Liquid Chromatography, UHPLC).

3. Подписи к формулам. Подписи к формулам помещаются справа от них и заключаются в круглые скобки. Формулы могут иметь номера для упрощения ссылок на них в тексте.

Пример:

x = a² + b² (1)

При использовании подписей и обозначений важно помнить о их последовательности и четкости. Правильное использование подписей и обозначений поможет структурировать и улучшить понимание докладной записки.

Изложение информации в докладной записке: советы и примеры

При изложении информации в докладной записке следует придерживаться нескольких советов:

1. Структурируйте информацию

Разделите докладную записку на соответствующие разделы, такие как Введение, Цели и задачи, Методы исследования, Результаты и Обсуждение. Это поможет организовать информацию и сделать ее более доступной для читателя.

2. Будьте краткими и точными

Избегайте излишней детализации и повторений. Выделите основные пункты и факты, которые нужно представить в докладной записке. Помните, что читатель должен легко усвоить представленную информацию.

3. Используйте верное деление текста на абзацы

Разделите текст на небольшие абзацы, чтобы облегчить чтение и позволить читателю сосредоточиться на каждом отдельном аспекте.

4. Используйте ясный и доступный язык

Используйте простые и понятные слова для изложения информации. Избегайте использования сложных терминов и аббревиатур без пояснений.

Вот пример того, как может быть оформлена докладная записка:

Введение

Введение докладной записки должно содержать общую информацию о теме работы и описание целей и задач, которые были поставлены перед исследованием или проектом.

Методы исследования

Опишите использованные методы исследования и предоставьте описание процедуры выполнения работы. Укажите, какие инструменты и технологии были использованы.

Результаты

В этом разделе приведите основные результаты исследования или выполненной работы. Используйте графики, таблицы или другие визуальные средства, чтобы наглядно представить полученные данные.

Обсуждение

Изложение информации в докладной записке требует внимательности, точности и четкости. Следуя приведенным советам и примеру, вы сможете создать информативный и понятный документ, который эффективно передаст ваши научные исследования или проект.

Оформление приложений в докладной записке

Приложения в докладной записке применяются для предоставления дополнительной информации, подтверждения данных или иллюстрации использованных фактов. Они могут содержать таблицы, графики, диаграммы, фотографии и другие материалы.

Приложения следует нумеровать буквами заглавного алфавита (А, Б, В и т.д.) и оформлять в соответствии с общими правилами оформления докладной записки. Каждое приложение должно иметь собственный заголовок, начинающийся с буквы «П» (например, «Приложение А: Таблица результатов исследования»).

Описание приложения следует давать непосредственно перед самим материалом, например:

Приложение А: Таблица результатов исследования

Таблица 1. Результаты эксперимента по сравнению уровня производительности двух алгоритмов.

При нескольких приложениях, они следуют друг за другом, с сохранением их порядка нумерации, например:

Приложение А: Таблица результатов исследования

Таблица 1. Результаты эксперимента по сравнению уровня производительности двух алгоритмов.

Приложение Б: График зависимости времени выполнения от размера входных данных

График 1. Зависимость времени выполнения программы от размера входных данных, полученная в ходе эксперимента.

Материалы приложений лучше представлять в виде таблиц, диаграмм и графиков, так как они более наглядно и нагрузки на чтение и понимание основного текста. Приложения могут быть расположены внутри докладной записки или прикреплены в качестве отдельных файлов.

Важно помнить, что приложения должны быть информативными и иметь прямое отношение к основному тексту. Они должны предоставлять дополнительные доказательства и описывать детали, которые не могут быть включены в основной текст из-за его объема или сложности.

Пример оформления приложения:

Приложение А: Таблица результатов исследования

Таблица 1. Результаты эксперимента по сравнению уровня производительности двух алгоритмов.